Contact us directly +31 (0)88 03 20 900

Office Manager

Acta Marine zoekt een enthousiaste Office Manager voor haar kantoor in Rotterdam voor 32-40 uur per week. Ben jij iemand die ontzorgt en goed is in plannen en organiseren? Dan komen wij graag in contact met jou!

 

Wij bieden:

  • Mogelijkheden voor persoonlijke en professionele groei in een dynamische omgeving;
  • Een functie bij een financieel gezond familiebedrijf met “langetermijnperspectieven”;
  • Een Internationale werkomgeving;
  • Fulltime functie, parttime voor de ideale kandidaat;
  • Een competitief vergoedingspakket.

 

Doel van de functie

Als Office Manager ben je het middelpunt van de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor allerlei operationele zaken en een belangrijk aanspreekpunt voor je collega’s. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, je houdt je collega’s op de hoogte over de voortgang en neemt graag het werk bij anderen uit handen. Jij bent het warme welkom voor onze klanten en relaties en de collega die ervoor zorgt dat het ons team aan niets ontbreekt. Je organiseert, documenteert en plant.

 

Jouw taken en verantwoordelijkheden:

  • Je ondersteunt het managementteam bij de dagelijkse gang van zaken;
  • Je Iinitieert interne en externe communicatieactiviteiten via social media of mailings;
  • Je organiseert en notuleert vergaderingen zoals Vessel Management meetings, kwartaal meetings en ad hoc verzoeken;
  • Op verzoek van andere afdelingen help je bij het regelen van visum aanvragen, hotel- en reisboekingen;
  • Je assisteert bij specifieke projecten;
  • Je bent verantwoordelijk voor alle Office gerelateerde zaken, zoals facturen, post en pakketten, telefoon, bestellen kantoorartikelen en merchandise, beheer IT bedrijfseigendommen en document control;
  • Je bent het visitekaartje van onze organisatie. Je heet klanten en relaties welkom en zorgt voor een warm gevoel;
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor facilitaire zaken en huurdersaangelegenheden;
  • Je beheert het schoonmaakcontract en controleert op de uitvoering hiervan;
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor facilitaire zaken en huurdersaangelegenheden;
  • Je organiseert terugkerende activiteiten zoals kerstborrel, jubilea en pensioen, etc;
  • Je verricht licht administratieve werkzaamheden, zoals factuurverwerking.

 

Wie zoeken wij:

  • HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur een opleiding richting Office Management, Management Assistant, of Directiesecretaresse;
  • Ervaring in notuleren zowel in Nederlands als Engels;
  • Ervaring met communicatieactiviteiten en social media;
  • Aantoonbare ervaring als Office Manager, Management Assistent of Secretaresse in een ondersteunende rol bij voorkeur in een internationale omgeving;
  • Nederlands en Engels uitstekend in woord en geschrift;
  • Sterke en creatieve MS Office-vaardigheden.

 

Persoonlijke kenmerken

  • Energiek en enthousiast;
  • Kan goed prioriteren;
  • Proactieve houding, hulp bieden op eigen initiatief, verbeteringen initiëren;
  • Dienstverlenend;
  • Nauwkeurig en aandacht voor detail;
  • Sterke organisatorische en planningsvaardigheden in een snel veranderende omgeving;
  • Goede probleemoplossende vaardigheden;
  • Teamspeler.

 

Ben jij enthousiast over ons bedrijf en denk jij geschikt te zijn voor deze functie van Office Manager? Solliciteer via onze website met onderstaand formulier. Mocht je meer willen weten over deze functie dan kun je contact opnemen met Diana Kooij, via: +3188 0320 900 of via d.kooij@actamarine.com.

We're hiring

Apply directly

Name *
E-mail address *
Upload your Cover letter *
Upload your resume *
Message
 

By selecting Send, any information you provide to Acta Marine will be used in accordance with the Privacy Policy of Acta Marine.